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# Como acompanhar as Ordens de Serviço paradas e configurar prazos por status no Groner ERP

## Para que serve

As Ordens de Serviço que ficam muito tempo no mesmo status acabam esquecidas: o cliente aguarda agendamento, o material não chega, ninguém retoma. No Groner ERP, cada OS aberta mostra **há quanto tempo está parada no status atual**, e você define **prazos por tipo de serviço e status**. Assim, a equipe trabalha só nas exceções:

- **Normal**: dentro do esperado.
- **Atenção**: chegando perto do prazo.
- **Atrasada**: passou do prazo do status.
- **Crítica**: muito além do prazo.
- **Sem prazo**: o status ainda não tem prazo configurado. Nesse caso, só o tempo aparece.

OS finalizadas e canceladas não contam tempo.

## Onde fica

- **Vendas › Operar › Ordens de Serviço**: lista com a coluna **No status** e as faixas.
- **Vendas › Configurar › Prazos das Ordens de Serviço**: configuração dos prazos. Só o Administrador acessa.

## Ver há quanto tempo cada OS está parada

1. No menu, abra **Vendas › Ordens de Serviço**.
2. Na coluna **No status**, cada OS aberta mostra, por exemplo, **há 16 dias**, com a faixa em cor, ícone e texto. Embaixo aparece o prazo que vale para ela (por exemplo, **Atrasada · prazo 2 dias**).
3. Clique no cabeçalho **No status** para ordenar da OS mais parada para a menos parada.

![Lista de Ordens de Serviço com a coluna No status e a linha de faixas](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/2/e/a/d/2ead53dce3a73c00/01-lista-tempo-no-status_1shtgdg.png)

Quando aparece **há mais de N dias**, a OS já estava nesse status antes de o sistema começar a registrar as trocas. O tempo foi contado a partir do cadastro da OS, então o tempo real pode ser maior.

## Ver só as OS atrasadas ou críticas

1. Acima da lista, a linha **OS abertas no prazo** mostra quantas OS há em cada faixa.
2. Clique em uma faixa (por exemplo, **Atrasada**) para ver só essas OS.
3. Para voltar a ver todas, clique na mesma faixa de novo ou no botão de limpar filtros.

![Lista filtrada pela faixa Atrasada](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/2/e/a/d/2ead53dce3a73c00/02-filtro-atrasada_l7p5g4.png)

## Configurar os prazos por tipo de serviço e status

1. Abra **Vendas › Configurar › Prazos das Ordens de Serviço** ou, na lista de OS, clique em **Prazos por status**.
2. Clique em **Novo prazo**.
3. Em **Tipo de serviço**, escolha o tipo (por exemplo, **Garantia**) ou **Todos os tipos**.
4. Em **Status da OS**, escolha o status (por exemplo, **Aguardando agendamento**).
5. Preencha, em dias:
   - **Atenção a partir de**: quando a OS começa a pedir atenção;
   - **Atrasada depois de**: o prazo do status;
   - **Crítica a partir de**: quando a OS passa a ser crítica.
6. Clique em **Salvar prazo**. A lista de OS passa a usar a regra nova na hora.

![Janela Novo prazo preenchida com tipo de serviço, status e dias](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/2/e/a/d/2ead53dce3a73c00/03-novo-prazo_1vprsly.png)

![Tabela de prazos configurados por tipo de serviço e status](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/2/e/a/d/2ead53dce3a73c00/04-prazos-salvos_mzb97p.png)

Para mudar um prazo, clique no lápis da linha. Para excluir, clique na lixeira e confirme em **Excluir prazo**. As OS daquele status deixam de ter prazo e de gerar aviso.

### Exemplos

- **Garantia** em **Aguardando agendamento**: atenção a partir de 1 dia, atrasada depois de 2 dias, crítica a partir de 5 dias. A OS fica **Atrasada no 3º dia**.
- **Visita Técnica** em **Aguardando agendamento**: atrasada depois de 3 dias.
- **Todos os tipos** em **Aguardando material**: atenção a partir de 3 dias, atrasada depois de 5 e crítica a partir de 15.
- Para "sem movimentação há 30 dias", use **Crítica a partir de 30 dias** no status desejado.

Quando há uma regra para o tipo de serviço e outra para **Todos os tipos** no mesmo status, vale a regra do tipo de serviço.

## Preencher as datas das OS que já existiam (faça uma vez)

As OS cadastradas antes desta função não tinham guardado desde quando estão no status atual. Por isso, até esta etapa, elas aparecem com **há mais de N dias**, contado a partir do cadastro, e não geram aviso no sino. Um usuário **Administrador** resolve isso uma vez só:

1. Abra **Vendas › Configurar › Prazos das Ordens de Serviço**.
2. Clique em **Preencher datas das OS existentes**.
3. Leia o aviso e clique em **Preencher datas**.

![Confirmação antes de preencher as datas das OS existentes](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/2/e/a/d/2ead53dce3a73c00/06-preencher-datas-confirmacao_13ct7x3.png)

4. Em poucos segundos, aparece quantas OS receberam a data:
   - **pelo histórico de status**: a data da última troca de status registrada na OS, que é o tempo real;
   - **pela data de cadastro**: OS sem troca de status no histórico. Elas continuam com **há mais de N dias**.
5. Clique em **Ver OS** para voltar à lista com os tempos atualizados.

![Aviso com quantas OS receberam a data pelo histórico e pelo cadastro](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/2/e/a/d/2ead53dce3a73c00/07-preencher-datas-resultado_st5mya.png)

Pode clicar de novo sem medo: as OS que já têm a data não mudam. Se não houver nada a preencher, o sistema avisa **Nada foi alterado**. As OS criadas a partir de agora já guardam a data sozinhas.

## Avisos de OS parada

Todo dia às 7h, as OS que passaram do prazo ou ficaram críticas geram um aviso no sino para o **técnico da OS** e para os usuários com perfil **Supervisor**. Cada OS avisa uma vez por faixa: uma vez quando atrasa e outra quando fica crítica. Quando o status da OS muda, a contagem recomeça.

As OS que já estavam atrasadas antes de o prazo ser criado não geram aviso, mas aparecem na lista com a faixa certa.

## Erros comuns

- **"A OS só fica crítica depois de atrasada"**: o número de **Crítica a partir de** precisa ser maior que o de **Atrasada depois de**.
- **"A atenção precisa começar até o prazo"**: o número de **Atenção a partir de** precisa ser igual ou menor que o prazo.
- **"Já existe um prazo para este tipo e status"**: cada combinação de tipo e status tem um prazo só. Edite o que já está na lista.
- **Muitas OS com "há mais de N dias" e sem aviso no sino**: falta preencher as datas das OS existentes. Veja a seção acima.
- **Não vejo o menu Prazos das Ordens de Serviço**: a configuração é só para Administradores. Os outros perfis do ERP veem o tempo e as faixas na lista.

![Mensagem de erro quando a crítica é menor que o prazo](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/2/e/a/d/2ead53dce3a73c00/05-erro-dias_rhb2d2.png)