Campos Personalizados: Moldando o CRM à Sua Operação

Os Campos Personalizados são ferramentas essenciais que permitem moldar a plataforma da Groner de acordo com a realidade e as necessidades específicas do seu negócio. Eles transformam o sistema em uma estrutura que fala a linguagem exata da sua empresa, garantindo que as informações estratégicas sejam registradas e acompanhadas diariamente.

O Conceito de Campos Personalizados

Conceitualmente, um Campo Personalizado é um elemento de dados customizado que pode ser adicionado à estrutura de um projeto ou negócio (card) dentro do CRM. Eles podem ser criados tanto no nível do fluxo (etapa) quanto dentro das colunas de status específicas.

A funcionalidade oferece 13 tipos de campos para atender a diversas necessidades de coleta de dados, incluindo tipos como: Arquivo, Assinatura, Data e Hora, Localização, Texto Longo, Número, Checklist (lista de verificação) e Fórmula.

1. A Importância Estratégica e a Customização

Para novos clientes e administradores do sistema, a principal importância dos Campos Personalizados reside na capacidade de customização e foco operacional:

• Adaptação do Sistema: essa ferramenta garante que o sistema se adapte ao seu processo, e não o contrário. Ela permite que a empresa defina o nome, os campos e a estrutura das informações, organizando-as de forma que façam sentido para a operação;
• Centralização e Agilidade: os Campos Personalizados permitem a centralização de informações verdadeiramente relevantes, eliminando a dependência de planilhas externas ou anotações dispersas. Com os dados no lugar certo, há um ganho em agilidade no dia a dia, pois as informações são registradas corretamente e estão sempre acessíveis;
• Melhor Acompanhamento: eles facilitam o acompanhamento de diferentes áreas envolvidas no negócio, como instalação, engenharia ou compras, que passam a ter campos próprios e dados claros para registro e consulta;
• Documentação Dinâmica: cada Campo Personalizado gera um código de variável. Essa variável atua como uma "chave" que pode ser usada em modelos de propostas, documentos e outros campos personalizados, permitindo que as informações inseridas no campo do card (negócio/oportunidade) do cliente apareçam automaticamente nos documentos gerados.

2. Em Qual Área do CRM os Campos Personalizados São Mais Relevantes

Os Campos Personalizados são mais relevantes e poderosos quando aplicados na gestão dos Negócios (cards/oportunidades), especialmente nas configurações de Fluxo e Status (Colunas). Eles podem ser utilizados em:

• Fluxos e Etapas: ao serem criados em uma etapa (fluxo), eles se aplicam a todos os cards que passarem por aquele funil, independentemente do status específico;
• Status Específicos: podem ser atrelados a um status (coluna) específico do funil, a informação só será relevante quando o negócio atingir aquela etapa.
• Regras de Obrigatoriedade: é possível configurar regras de entrada em um status (coluna), exigindo que os Campos Personalizados selecionados estejam obrigatoriamente preenchidos para que o card possa entrar na coluna. Isso assegura a qualidade e a completude dos dados antes que a oportunidade avance no funil.
• Automação de Movimentação: um campo pode ser configurado para movimentar o card automaticamente para outro status (coluna), assim que for preenchido por um usuário.
• Abas Dinâmicas: no plano Corporate, eles são usados para estruturar as Abas Dinâmicas, permitindo que a empresa defina abas inteiramente novas para organizar dados de áreas específicas, como "instalação" ou "compras".

3. Entendendo para que servem, quando usar, como planejar e o impacto na operação

Para que Servem e Quando Usar

Os Campos Personalizados servem para capturar, armazenar e utilizar dados específicos que são cruciais para a tomada de decisão ou para a formalização do negócio, mas que não são campos padrões do sistema. Devem ser usados quando:

• Houver a necessidade de incluir informações críticas do seu processo de trabalho em um ponto específico do funil (Exemplo: "Número da ART" ou "Data de Entrega Final");
• Seja necessário criar campos de cálculo automático que dependem de variáveis do sistema (usando o tipo "Fórmula"). O campo Fórmula permite a realização de cálculos matemáticos, inclusive usando interpolações e condicionais (if/else) para definir valores dinâmicos;
• Sendo preciso coletar formalmente uma assinatura ou uma localização no campo;
• Houver a necessidade de anexar múltiplos arquivos em uma pasta dedicada ao projeto.

Como Planejar Quais Campos Criar

O planejamento deve focar na identificação dos "gaps" de informação em cada etapa do processo comercial e operacional.

1. Mapeie o Fluxo: identifique todas as informações essenciais necessárias em cada status (fluxo) do seu funil (ex: no status "Visita Técnica", você precisa da "Data e Hora" da visita e da "Assinatura" do cliente no local);
2. Defina o Tipo de Campo: escolha um dos 13 tipos disponíveis que melhor se adapta à informação (ex: se for uma lista de verificação, use o "Checklist (caixa de verificação)"; se for um valor, use "Número" ou "Fórmula");
3. Estabeleça a Obrigatoriedade: se a informação for crítica para a movimentação do negócio (card/oportunidade), use as Regras do status para torná-lo de preenchimento obrigatório para a entrada no status (coluna) seguinte.

Impacto na Operação

O impacto dos Campos Personalizados na operação é transformador, pois conferem estrutura e controle sobre o fluxo (etapa) de trabalho:

• Padronização da Coleta: ao tornar campos obrigatórios para avançar no funil, o administrador garante que a equipe não pule etapas (fluxos) e que todos os dados essenciais sejam coletados;
• Segurança da Informação: é possível determinar quais funções de usuários podem apenas visualizar o campo e quais podem editar (preencher), segmentando o acesso a dados sensíveis. Além disso, as permissões de acesso definem quem pode ver os campos personalizados;
• Otimização de Documentação: o uso das interpolações geradas pelos campos otimiza a criação de propostas e documentos (como contratos ou relatórios técnicos), pois o sistema os preenche automaticamente com as informações inseridas no card;
• Facilidade de Análise: a centralização e a tipificação correta dos dados (especialmente com campos de Número e Fórmula) tornam a extração de relatórios e a análise de performance mais precisas.

Em suma, a implementação cuidadosa de Campos Personalizados transforma o CRM de uma ferramenta genérica em um cockpit (painel de controle) de gestão altamente sintonizado com a especificidade do seu mercado e as nuances do seu processo, garantindo que a informação certa esteja com a pessoa certa no momento ideal.

Atualizado em: 09/03/2026