Categorias de Arquivos: Classificação, Segurança e Controle do Fluxo de Documentos

O que são Categorias de Arquivos

No contexto da Groner, as Categorias de Arquivos representam a estrutura de classificação e organização dos documentos anexados aos projetos e oportunidades (cards) no sistema.

Conceitualmente, elas funcionam como pastas ou repositórios lógicos, que agrupam os arquivos exibidos na Aba de Arquivos de um Negócio, facilitando a organização, o controle e a governança documental.

Conceito de Classificação e Organização

As Categorias de Arquivos permitem que o administrador estruture os documentos de um projeto de forma clara e padronizada. Seus principais objetivos conceituais são:

Identificação do Conteúdo

Cada categoria define qual tipo de documento deve ser armazenado naquele agrupamento, por exemplo:

• Contratos Assinados
• Fotos de Vistoria
• Documentos Pessoais
• Arquivos Técnicos

Isso facilita a localização rápida das informações e evita o armazenamento desorganizado de arquivos.

Organização Visual

É possível definir a ordem de exibição das categorias na listagem de arquivos do negócio.

Essa organização contribui para uma melhor experiência de uso, principalmente em projetos com grande volume documental.

Papel das Categorias de Arquivos na Segurança e Permissões

As Categorias de Arquivos são um dos três pilares de controle de permissões do sistema, ao lado das:

• Permissões Gerais
• Permissões de Campos Personalizados

Controle de Acesso por Função

Cada categoria pode ser configurada para permitir que apenas determinadas Funções ou Perfis de usuários possam:

• Visualizar arquivos
• Adicionar novos arquivos

Caso nenhuma função seja explicitamente selecionada, a categoria ficará acessível a todos os usuários do sistema.

Esse mecanismo possibilita restringir o acesso a documentos sensíveis ou específicos de áreas como Engenharia, Compras ou Financeiro, garantindo maior segurança da informação.

Integração com o Fluxo Operacional (Regras de Status)

Além da organização e da segurança, as Categorias de Arquivos exercem um papel ativo no controle do fluxo operacional.

Regras de Entrada de Status

As categorias podem ser utilizadas nas Regras de Entrada de Status do funil de vendas.

Isso significa que um card de Negócio só poderá ser movimentado para um determinado status se todas as Categorias de Arquivos exigidas para aquela etapa estiverem preenchidas, ou seja, com os arquivos obrigatórios anexados.

Dessa forma, a categoria se torna um gatilho de conformidade documental, impedindo o avanço do processo sem a documentação necessária.

Uso Avançado de Dados: Interpolações

Cada Categoria de Arquivo criada gera uma interpolação.

Conceitualmente, a interpolação é uma chave de referência interna, utilizada pelo sistema para:

• Uso em fórmulas
• Criação de documentos automáticos
• Integrações e regras avançadas

Esse recurso amplia o uso das categorias para além da organização visual, integrando-as à lógica de dados do sistema.

Regra Importante de Gestão

Existe uma regra fundamental para a integridade do sistema:

• Caso uma Categoria de Arquivo esteja sendo utilizada em pelo menos um projeto, ela não poderá ser excluída.

Essa restrição evita inconsistências e garante a preservação do histórico documental dos negócios.

Resumo Conceitual

As Categorias de Arquivos são muito mais do que simples rótulos de documentos. Elas atuam como ferramentas completas de gestão documental, pois:

• Organizam os arquivos dos projetos
• Controlam o acesso por perfil de usuário
• Garantem conformidade documental no fluxo de status
• Integram-se à lógica de dados do sistema

Uma configuração adequada das Categorias de Arquivos torna o processo mais seguro, auditável e eficiente, elevando o nível de controle sobre a operação.

Atualizado em: 22/12/2025