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Como enviar documentos para assinatura com a ClickSign e o que acontece quando todos assinam

Com a integração com a ClickSign, você envia o contrato e outros documentos do negócio para assinatura digital direto do Groner. No envio, você escolhe quem assina: o contato principal, o contato secundário ou os dois, já com os dados do cadastro. Quando todos assinam, o contrato é marcado como assinado e o PDF assinado fica guardado no negócio.



Antes de começar


  • A integração com a ClickSign precisa estar configurada, com o token de acesso, em Configurações > Vendas & Comercial > Contratos > ClickSign (o mesmo ajuste aparece em Configurações > Sistema & Desenvolvedor > Integrações). Veja o artigo "Como Integrar no ClickSign".
  • A função de quem vai enviar não pode ter marcada a permissão Desabilitar Editar Status ClickSign. Com ela marcada, o botão Enviar para ClickSign fica cinza, mesmo para quem tem perfil Administrador (veja "Erros comuns: o botão Enviar para ClickSign está cinza" no fim deste artigo).
  • Para mandar o documento a outra pessoa, como o cônjuge, um sócio ou o responsável financeiro, cadastre-a como contato secundário no negócio. Veja "Como Criar um Contato Secundário no Card".
  • Quem vai assinar precisa ter no cadastro nome, e-mail, celular e data de nascimento. O CPF é recomendado e, se estiver preenchido, precisa ser um CPF válido: a ClickSign recusa CPF com número errado (veja "Erros comuns" no fim deste artigo).
  • Faça todas as alterações no texto do documento antes de enviar. O que for editado depois do envio não chega ao documento que o cliente assina (veja "Edite o documento antes de enviar", logo abaixo).


Passo a passo: enviar um documento


  1. No negócio, abra a aba Documentos e crie o documento pelo botão + Documento, a partir de um modelo.
  2. Clique no documento para abrir os Detalhes do documento. Se precisar mudar o texto (itens, equipamentos, número do contrato, valores), edite e salve agora, e confira como ficou.
  3. Vá na aba Assinaturas.
  4. Preencha o Prazo para assinatura. Ele é obrigatório e pode ser alterado depois.
  5. Clique em Enviar para ClickSign.
  6. Na janela Quem assina este documento?, escolha quem assina e clique em Enviar para ClickSign (veja a seção abaixo).
  7. Para incluir mais alguém, em Lista de signatários clique em + Signatário e preencha o e-mail, o nome completo, o celular, a forma de autenticação (e-mail, SMS ou WhatsApp) e o papel em Assinar como. Os signatários padrão configurados no modelo já entram sozinhos.


Bom saber: os signatários só podem ser adicionados depois que o documento é enviado para a ClickSign. Nome, e-mail e celular são obrigatórios, e o mesmo e-mail não pode se repetir no documento.


Para enviar vários documentos de uma vez, marque-os na lista da aba Documentos e use Enviar para ClickSign. No envio em lote, os signatários do cadastro são adicionados depois, pelo + Signatário de cada documento.


Edite o documento antes de enviar


Quando você clica em Enviar para ClickSign, o Groner manda para a ClickSign o PDF do documento exatamente como ele está naquele momento. A partir daí, o arquivo que os signatários recebem e assinam é esse.


Atenção: o cliente só recebe o pedido de assinatura quando o signatário é adicionado, mas o arquivo é fixado antes, no clique em Enviar para ClickSign. Editar entre esses dois momentos parece "antes de mandar ao cliente", mas já é depois do envio do arquivo, e a edição não entra no documento assinado.


Se você editar o texto depois do envio, a alteração fica salva no Groner (e aparece quando você abre o documento aqui), mas não muda o documento que está na ClickSign. Adicionar ou trocar signatários depois do envio também não atualiza o conteúdo: o novo signatário recebe o mesmo PDF que foi enviado.


A ordem certa é sempre:


  1. Criar o documento.
  2. Editar o texto e conferir.
  3. Preencher o prazo.
  4. Enviar para ClickSign.
  5. Adicionar os signatários.


Alterei o documento depois de enviar. Como corrijo?


Como o arquivo que está na ClickSign não muda, é preciso cancelar o envio e mandar um documento novo, já com o texto certo:


  1. No negócio, abra o documento enviado e vá na aba Assinaturas.
  2. Clique no botão com a situação atual (por exemplo, Em Processo) e escolha Cancelar. Os signatários deixam de poder assinar esse documento.
  3. Na aba Documentos, crie o documento de novo pelo + Documento, com o mesmo modelo.
  4. Faça as alterações no texto e confira como ficou antes de enviar.
  5. Na aba Assinaturas, preencha o Prazo para assinatura, clique em Enviar para ClickSign e escolha quem assina.


Dica: se alguém já tinha assinado o documento cancelado, essa pessoa precisa assinar o documento novo também. Avise o cliente de que vai chegar uma nova solicitação de assinatura.


Escolher quem assina: contato principal, secundário ou os dois


Ao clicar em Enviar para ClickSign num documento do negócio (pela aba Documentos ou pela aba Contrato), o Groner abre a janela Quem assina este documento?:


  • Contato principal: assina o cliente do negócio. Se for pessoa jurídica, assina o responsável legal cadastrado.
  • Contato secundário: assina o contato secundário. Se o negócio tiver mais de um, escolha qual em Qual contato secundário.
  • Principal e secundário: os dois assinam. Cada um vira um signatário independente e recebe a própria solicitação de assinatura.
  • Nenhum (adiciono depois): envia o documento sem signatários do cadastro, para você adicionar pelo + Signatário.


Janela "Quem assina este documento?" com as opções de contato principal, secundário, os dois ou nenhum


Os contatos escolhidos entram na Lista de signatários com nome, e-mail, celular, CPF e data de nascimento do cadastro. Eles assinam como Assinar e recebem o token por e-mail. Os signatários padrão da sua empresa continuam entrando sozinhos. Assim você não precisa alterar o contato principal nem digitar o signatário à mão para mandar o documento a outra pessoa.


Se faltar no cadastro de um contato algum dado obrigatório (e-mail, celular ou data de nascimento), a opção dele aparece bloqueada, com o que falta preencher. Complete o contato na aba Contato do negócio e envie de novo. O aviso "Sem CPF no cadastro" não bloqueia o envio.


Contato secundário bloqueado porque faltam o celular e a data de nascimento no cadastro


O histórico do negócio registra cada signatário com a origem, por exemplo: "Signatário João Silva (contato secundário: Cônjuge) adicionado ao documento Termo de Aceite".


A janela não apareceu? Ela só aparece em documentos do negócio quando há um contato que possa assinar: o principal com o cadastro completo ou algum contato secundário. Sem isso, o documento é enviado direto e você adiciona os signatários pelo + Signatário. Nos documentos da ordem de serviço, os signatários também continuam sendo adicionados pelo + Signatário.


No formulário do + Signatário, o campo E-mail lista o contato principal e os secundários. Ao escolher um deles, os dados são preenchidos sozinhos, sem perder o que você já escolheu em Assinar como e na forma de autenticação.


Por onde o signatário recebe o pedido de assinatura


A própria ClickSign avisa cada signatário pelo canal escolhido em Autenticar usando (e-mail, SMS ou WhatsApp). O aviso traz o acesso ao documento para assinar.


Nos documentos enviados pela versão atual da ClickSign, não existe mais um link de assinatura por signatário. Por isso, no lugar do antigo botão Copiar link, cada signatário mostra o botão Reenviar notificação:


  1. No negócio, abra o documento e vá na aba Assinaturas.
  2. Na Lista de signatários, ache a pessoa que não recebeu ou perdeu o aviso.
  3. Clique em Reenviar notificação (no celular, ele fica no menu de três pontinhos do signatário).
  4. Aparece a mensagem "Notificação reenviada para …". A ClickSign avisa a pessoa de novo, pelo mesmo canal de Autenticar usando.


O signatário diz que não recebeu? Confira o e-mail ou o celular dele na lista de signatários e o canal em Autenticar usando. Se estiver errado, remova o signatário pela lixeira, adicione de novo pelo + Signatário com o dado certo e ele recebe um aviso novo. Peça também para olhar a caixa de spam.


Documentos antigos: os documentos enviados antes dessa mudança continuam mostrando o botão Copiar link em cada signatário, e o link continua valendo.


O que o signatário precisa fazer na ClickSign


As etapas que aparecem para quem assina dependem do que a sua empresa ligou em Configurações > Vendas & Comercial > Contratos > ClickSign:


  • Habilitar documento oficial: pede uma foto do RG ou da CNH.
  • Habilitar selfie: pede uma selfie segurando o documento.
  • Habilitar assinatura escrita: pede para desenhar a assinatura na tela.


Além disso, a pessoa sempre confirma os dados (nome, CPF e data de nascimento) e digita o token que recebe. Com tudo ligado, a ClickSign mostra 5 etapas.


Importante: essas opções valem para os signatários adicionados depois da mudança. Quem já estava no documento continua com as etapas da época em que foi adicionado.


O signatário viu "Erro inesperado" na foto do documento ou na selfie


As etapas de foto acontecem na página da própria ClickSign, que precisa usar a câmera do celular. Quando a câmera não abre ou a foto não sobe, a ClickSign mostra "Erro inesperado — Tente novamente mais tarde". Peça para o signatário tentar, nesta ordem:


  1. Abrir o link no navegador do celular, e não dentro do WhatsApp, do Instagram ou do aplicativo de e-mail. No WhatsApp, toque nos três pontinhos da página aberta e escolha Abrir no Chrome (no iPhone, Abrir no Safari). Outra opção é copiar o link e colar no navegador.
  2. Permitir o uso da câmera quando o navegador perguntar. Se a permissão já foi negada antes, libere em Configurações do celular > Apps > Chrome (ou Safari) > Permissões > Câmera e recarregue a página.
  3. Fechar outros apps que usam a câmera e conferir a internet (de preferência Wi-Fi estável).
  4. Tirar a foto com boa luz, com o documento inteiro aparecendo e, se possível, fora do plástico.
  5. Tentar em outro aparelho, por exemplo outro celular ou um computador com câmera, usando o mesmo link.


Se o erro continuar mesmo assim, o problema está no atendimento da ClickSign naquele momento: espere alguns minutos e tente de novo. Se a sua empresa não exige a foto do documento ou a selfie, você pode desligar essas opções e mandar o documento de novo para o signatário:


  1. Em Configurações > Vendas & Comercial > Contratos > ClickSign, desligue Habilitar documento oficial e/ou Habilitar selfie.
  2. No negócio, abra o documento, vá na aba Assinaturas e cancele o documento pelo botão com a situação atual (Cancelar).
  3. Crie e envie o documento de novo. O novo envio já sai sem as etapas desligadas.


Dica: antes de cancelar, confira se ninguém já assinou o documento. Quem já assinou precisará assinar o novo documento também.


Acompanhar


O documento mostra a situação: Em Processo, Concluído ou Cancelado. A aba Eventos registra cada passo: signatário adicionado, assinou, recusou, prazo atualizado, passou do prazo, finalizado. Esses eventos também aparecem no histórico do negócio.


Quando todos assinam


  • A aba Contrato do negócio passa para Assinado, com a data da assinatura.
  • Se o contrato tiver pagamentos cadastrados, a venda é registrada automaticamente, com esses pagamentos.
  • O PDF assinado é guardado nos Arquivos do negócio (alguns segundos depois da conclusão).
  • O responsável pelo negócio é avisado.


O status do negócio no funil não muda sozinho, a não ser que a sua empresa tenha uma automação configurada para isso.


Finalizar ou cancelar


Na aba Assinaturas, o botão com a situação atual tem as opções Finalizar e Cancelar. Use Cancelar também quando o documento foi enviado com o texto errado (veja "Alterei o documento depois de enviar").


Erros comuns: o botão Enviar para ClickSign está cinza (sem permissão)


O botão Enviar para ClickSign fica cinza, sem reagir ao clique, em duas situações:


  • Falta o Prazo para assinatura. Ao passar o mouse no botão aparece o aviso pedindo o prazo. Preencha o Prazo para assinatura na aba Assinaturas e o botão é liberado.
  • A função do usuário tem a permissão Desabilitar Editar Status ClickSign marcada. O prazo está preenchido, mas o botão continua cinza e nenhum aviso aparece. Com essa permissão, a pessoa também não vê a opção de enviar vários documentos de uma vez na lista da aba Documentos, nem consegue usar Finalizar ou Cancelar no documento.


Por que acontece até com Administrador? Ser Administrador é o perfil da pessoa. As permissões de bloqueio, como esta, ficam na função dela (por exemplo, "Coordenação" ou "Financeiro"). Se a função tiver o bloqueio marcado, ele vale mesmo para quem tem perfil Administrador.


Para liberar o envio (feito por um usuário com perfil Administrador):


  1. Acesse Configurações › Geral & Conta › Equipe › Usuários e confira o Perfil e a Função da pessoa que não consegue enviar.
  2. Em Equipe, abra Permissões de acesso.
  3. Selecione o perfil da pessoa e, depois, a aba da função dela.
  4. Na aba Geral, use Pesquisar permissão por nome ou nome do grupo e digite ClickSign (a permissão fica no grupo Negócio).
  5. Desmarque Desabilitar Editar Status ClickSign. A alteração é salva ao clicar, sem um botão Salvar separado.
  6. Peça à pessoa para clicar em Atualizar usuário, no rodapé do menu lateral (ou sair e entrar de novo), e abrir o documento outra vez.


Atenção: a permissão vale para todos os usuários daquela função. Se a sua empresa marcou esse bloqueio de propósito para uma equipe, crie uma função separada para quem deve enviar documentos, em vez de desmarcar para todos.


Erros comuns: "O documento não foi enviado. Não foi possível adicionar … como signatário"


Quando a ClickSign recusa um dos signatários escolhidos na janela Quem assina este documento?, o Groner desfaz o envio para o documento não seguir sem essa assinatura. A mensagem traz, no fim, o Detalhe com o motivo que a ClickSign deu. Veja o que fazer em cada caso:


  • "documentation - inválido": o CPF do contato está errado. A ClickSign confere os dois últimos dígitos do CPF (os dígitos verificadores) e recusa um número que não existe. Isso costuma ser um dígito trocado na digitação.
    1. No negócio, abra a aba Contato (ou o contato secundário, se for ele quem assina).
    2. Confira o CPF com o documento do cliente, número por número, e corrija.
    3. Salve e clique de novo em Enviar para ClickSign no documento.
  • E-mail repetido: o e-mail do contato já está no documento, porque a pessoa já é signatária padrão da empresa ou porque o principal e o secundário usam o mesmo e-mail. Corrija o e-mail no cadastro e envie de novo.
  • E-mail, celular ou data de nascimento recusados: confira se o e-mail está completo (com @ e domínio), se o celular tem DDD e se a data de nascimento está certa.


Por que acontece "só com alguns" clientes? O erro depende do cadastro de cada contato. Os documentos dos outros clientes continuam sendo enviados normalmente; só o contato com o dado errado é recusado até o cadastro ser corrigido.


Erros comuns: o cliente assinou um documento sem as alterações que fiz


O texto foi editado depois do clique em Enviar para ClickSign. O Groner mostra o texto novo, mas a ClickSign continua com o PDF do momento do envio, e é esse que o cliente assina. Cancele o documento e envie um novo já corrigido, seguindo "Alterei o documento depois de enviar. Como corrijo?".



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Atualizado em: 30/10/2026

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