Artigos sobre: Configurações

Como escolher quais modelos de documento podem ser gerados em cada coluna do funil

Em cada coluna do funil de negócios você pode escolher quais modelos de documento a equipe pode gerar. Assim, um contrato só sai quando o negócio chega na coluna certa, e uma ordem de serviço ou um termo de entrega não aparece antes da hora.

Por padrão, nada muda: enquanto você não escolher nenhum modelo, todos continuam liberados em todas as colunas, como sempre foi.

Para que serve

Evitar contrato gerado ainda em negociação.
Deixar só os documentos de cada fase do processo (por exemplo: Procuração na coluna de Homologação e Termo de Entrega na coluna de Instalação).
Facilitar o trabalho do vendedor, que vê na lista só os modelos que fazem sentido para aquela fase.

Onde fica

Negócios › (engrenagem da coluna) › Editar esta coluna › aba Regras › Modelos de documento permitidos

No celular: Negócios › menu da coluna › Regras › Modelos de documento permitidos.

Passo a passo

Abra Negócios e escolha o funil.
Na coluna que você quer configurar, clique na engrenagem do topo da coluna e depois em Editar esta coluna.
Clique na aba Regras.
Encontre o campo Modelos de documento permitidos. Vazio, ele mostra Todos os modelos.

aba Regras da coluna com o campo "Modelos de documento permitidos" vazio, mostrando "Todos os modelos"

Clique no campo e marque os modelos que podem ser gerados nessa coluna. Pode marcar mais de um.
A escolha é salva na hora: aparece a mensagem de confirmação, e o texto abaixo do título passa a dizer que só esses modelos aparecem em Novo documento.

modelo "Termo de Entrega" marcado no campo, com a confirmação de que a coluna foi salva

Para liberar todos de novo, remova os modelos clicando no x de cada um até o campo voltar a mostrar Todos os modelos.

Como fica para quem gera o documento

Com o negócio numa coluna que tem modelos escolhidos, quem abre a aba Documentos do negócio e clica em + Documento vê:

um aviso dizendo que a coluna libera só alguns modelos;
na lista Modelo do Documento, só os modelos permitidos.

janela "Novo documento" com o aviso da coluna Instalação e só o modelo "Termo de Entrega" na lista

Quando o negócio muda de coluna, passa a valer a lista da coluna nova.

Se alguém tentar gerar um modelo que não é permitido (por exemplo, com uma tela aberta desde antes de a regra existir), o sistema não gera o documento e mostra uma mensagem com o modelo, a coluna e o que fazer.

mensagem dizendo que o modelo "Contrato de Venda" não pode ser gerado na coluna Instalação

Como bloquear a geração de documentos numa coluna

Quando uma coluna não deve gerar nenhum documento (por exemplo, num funil de 3 colunas em que os documentos só podem sair na última), use o bloqueio da coluna:

Em Negócios, clique na engrenagem da coluna e depois em Editar esta coluna.
Na aba Regras, em Quando estiver nesse Status, marque Não pode Gerar Documento. A escolha é salva na hora.
Repita nas outras colunas em que os documentos não podem ser gerados. Deixe a caixa desmarcada só na coluna onde eles podem sair.

Aba Regras com "Não pode Gerar Documento" marcado e o aviso no campo de modelos

Com o bloqueio ligado, o campo Modelos de documento permitidos avisa que nenhum modelo pode ser gerado naquela coluna, mesmo os que estiverem escolhidos nele.

Para quem está no negócio, ao clicar em + Documento aparece o aviso de que a coluna não permite gerar documentos, e a lista de modelos fica vazia. Se alguém tentar gerar mesmo assim, o sistema recusa e explica o que fazer.

Janela "Novo documento" avisando que a coluna Negociação não permite gerar documentos

Exemplos

Funil com 3 colunas (Prospecção, Negociação, Fechamento), documentos só no fechamento: marque Não pode Gerar Documento em Prospecção e em Negociação e deixe Fechamento sem bloqueio.
Coluna Negociação: deixe vazio. Todos os modelos continuam liberados.
Coluna Contrato: marque Contrato e Procuração. Nessa fase, só esses dois aparecem.
Coluna Instalação: marque Termo de Entrega. O contrato não pode mais ser gerado de novo nessa fase.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre o bloqueio e a lista de modelos?
A lista escolhe quais modelos podem ser gerados na coluna (vazia = todos). O bloqueio Não pode Gerar Documento impede qualquer documento novo na coluna e vale mesmo que a lista tenha modelos escolhidos.

Os documentos que já foram gerados mudam?
Não. A regra vale só para gerar documento novo. Os que já existem continuam iguais: você pode abrir, baixar o PDF e enviar para assinatura normalmente.

E os documentos da ordem de serviço?
Não são afetados. A regra vale para os documentos do negócio.

O negócio está em mais de um funil ao mesmo tempo. Qual regra vale?
Cada coluna em que o negócio está e que tem modelos escolhidos precisa liberar o modelo. Coluna sem modelos escolhidos não restringe nada.

Apareceu "Nenhum modelo disponível nesta coluna". O que fazer?
Os modelos escolhidos para a coluna podem estar inativos ou ter sido excluídos. Peça ao administrador para revisar a coluna em Editar esta coluna › Regras ou para ativar o modelo em Configurações › Documentos.

no celular, o painel de Regras da coluna com o campo "Modelos de documento permitidos" e dois modelos escolhidos