Como reciclar negócios parados no funil (mover por prazo e trocar responsáveis)

Quando um negócio fica parado muito tempo numa coluna do funil (por exemplo, no último follow up), dá para fazer o CRM mover esse negócio sozinho para outra coluna depois de um prazo. Depois, com a fila de distribuição, você troca os responsáveis desses negócios para recomeçar o contato. Este artigo mostra como montar essa reciclagem.

Como funciona

• Cada coluna do funil pode ter uma Meta de Tempo de Permanência. Quando o negócio passa desse tempo na coluna, o card fica marcado como Atrasado e o responsável recebe um aviso.
• Com Mover ao esgotar o tempo, o negócio que completa essa meta vai sozinho para a coluna que você escolher, sempre dentro do mesmo fluxo. Os negócios que já estão na coluna contam o tempo desde que entraram nela.
• No editor de fluxos você também pode definir ações ao esgotar o tempo, que rodam antes do movimento: pôr ou tirar etiquetas, registrar uma nota, enviar WhatsApp, enviar aviso e disparar webhook.
• A troca de responsável fica com a fila de distribuição: você escolhe quais negócios ela vai redistribuir e entre quais usuários.

Passo 1: definir o prazo da coluna

1. Abra Negócios e escolha o fluxo (por exemplo, o fluxo comercial).
2. Na coluna de onde os negócios devem sair (por exemplo, 6º Follow Up), abra o menu da coluna (ícone de engrenagem) e clique em Editar esta coluna.
3. Na aba Básico, preencha Meta de Tempo de Permanência: informe 30 e escolha Dia.

A meta vale na hora, inclusive para os negócios que já estão na coluna: quem já passou do novo prazo é tratado no próximo ciclo da rotina.

Passo 2: escolher para onde o negócio vai

1. Na mesma janela, abra a aba Automações.
2. Em Mover ao esgotar o tempo, no campo Mover para (mesmo fluxo), escolha a coluna de destino (por exemplo, 1º Follow Up).
3. Se a sua conta usa o editor de fluxos, a aba mostra um resumo e o botão Abrir no Pipes. Configure por lá ou clique em Editar aqui mesmo.

Dica: para depois achar só os negócios reciclados, clique em Abrir no editor e crie uma ação ao esgotar o tempo do tipo Etiquetas, que põe uma etiqueta como "Reciclado". Ela roda antes do movimento, então o negócio já chega na coluna de destino com a etiqueta.

Várias colunas, cada uma com o seu prazo

O prazo e o destino são configurados coluna por coluna. Repita os passos 1 e 2 em cada coluna que deve reciclar, com o número de dias que fizer sentido para ela: por exemplo, 30 dias numa coluna e 15 em outra. Todas podem mandar os negócios para a mesma coluna de destino.

Passo 3: trocar o responsável automaticamente

A troca de responsável é feita pela fila de distribuição, quando o negócio entra na coluna de destino. Se você ligar a troca numa coluna que também recebe negócios pelo caminho normal, como o 1º Follow Up, esses negócios também trocam de dono. Por isso, o mais seguro é ter uma coluna só para a reciclagem.

1. No fluxo, crie uma coluna, por exemplo Reciclagem. Ela não deve ter exigências para entrar, como proposta aceita ou documentos. Se tiver, o movimento automático é barrado.
2. Nas colunas de origem, aponte o Mover ao esgotar o tempo para Reciclagem.
3. Vá em Configurações › Equipe › Fila de distribuição e clique em Adicionar Fila de Distribuição. Dê um nome, por exemplo "Rodízio de reciclagem".
4. Em Gatilho, escolha Mudança de status do negócio. Em Status que disparam a fila, escolha Reciclagem.
5. Ligue Substituir responsável já atribuído. Assim a fila troca o responsável mesmo que o negócio já tenha um.
6. Em Propriedade de atribuição, escolha o papel que deve ser trocado (por exemplo, Vendedor) e adicione os usuários do rodízio, com o mesmo peso para dividir por igual. Deixe a fila ativada.
7. Para o negócio seguir para a etapa de recomeço (por exemplo, 1º Follow Up), você tem duas opções. Na coluna Reciclagem, defina uma meta curta, como 1 hora, e o Mover ao esgotar o tempo para essa coluna. Ou deixe o novo responsável mover o card quando fizer o primeiro contato.

Antes de ligar para todos, faça um teste: coloque um prazo curto numa coluna com um negócio de teste, espere ele ser movido e confira na linha do tempo do negócio se o responsável mudou.

Passo 4 (opcional): redistribuir manualmente

Se preferir decidir quando a troca acontece, deixe Substituir responsável já atribuído desligado e faça a redistribuição de tempos em tempos (por exemplo, uma vez por semana):

1. No kanban, filtre os negócios pela etiqueta "Reciclado".
2. No menu da coluna de destino, clique em Reatribuir negócios. Marque Aplicar o filtro atual para valer só para os negócios filtrados e confirme. Os negócios ficam disponíveis para a fila.
3. No mesmo menu, clique em Processar fila de distribuição e confirme. Em Fila a processar, escolha a fila "Reciclagem" e marque de novo para aplicar o filtro atual.
4. Se quiser que o mesmo negócio possa ser reciclado de novo mais tarde, tire a etiqueta dele depois de redistribuir.

O processamento atribui os negócios na hora e avisa cada novo responsável. Ele não pode ser desfeito: para voltar atrás, é preciso trocar o responsável negócio por negócio.

Erros comuns

• O negócio não se move: confira se a coluna tem a Meta de Tempo de Permanência preenchida. Sem ela, a automação de mover não funciona e a própria tela avisa.
• O negócio passou do prazo e continuou na coluna: a coluna de destino pode ter exigências para entrar, como proposta aceita, campos obrigatórios ou documentos. O movimento automático respeita essas regras. Tire as exigências da coluna de destino ou escolha outra.
• A coluna de destino não aparece na lista: o movimento automático só vale para colunas do mesmo fluxo.
• Os cards ficam vermelhos cedo demais: o card fica "Atrasado" quando passa da meta da coluna. Se a meta estiver em 1 dia, ele fica vermelho já no dia seguinte.
• Mover negócios em massa não troca o responsável: quando você move vários negócios de uma vez pelo menu da coluna, a fila não roda sozinha. Use Processar fila de distribuição como no Passo 4.
• Negócios que chegaram pelo caminho normal trocaram de dono: a fila com Substituir responsável já atribuído está disparando numa coluna que recebe outros negócios. Use uma coluna exclusiva para a reciclagem, como no Passo 3.
• A fila pegou negócios que não devia: não deixe a fila de reciclagem com gatilho Criação do negócio e sem filtros, porque ela passaria a receber os leads novos.

Quinze dias sem atividade ou quinze dias na coluna?

A Meta de Tempo de Permanência conta desde a entrada do negócio na coluna. Ela não mede o tempo desde a última ligação, mensagem, nota ou tarefa. Registrar uma atividade sem sair da coluna não reinicia esse prazo.

Exemplo fictício: um negócio entra na coluna em 1º de outubro e recebe uma ligação no dia 14. Com meta de 15 dias, ele ainda pode ser reciclado ao completar 15 dias na coluna, mesmo tendo recebido atendimento recentemente.

Se sua regra for 15 dias na mesma coluna, siga os passos 1 a 3 deste artigo e informe 15, unidade Dia, na meta da coluna de origem. Use uma coluna exclusiva de reciclagem e uma fila com Mudança de status do negócio, Substituir responsável já atribuído e Vendedor. Inclua vendedores elegíveis para receber o negócio; deve haver alguém diferente do responsável atual.

Se sua regra for 15 dias sem nenhuma atividade, a configuração descrita aqui não atende a esse critério. Não ative a reciclagem por permanência esperando que uma ligação ou tarefa reinicie a contagem.

Como o novo responsável recebe o alerta

A atribuição pela fila gera a comunicação de que o usuário recebeu o lead. O recebimento por cada canal depende das preferências de notificação do usuário e da disponibilidade do canal. Confira essas preferências antes de depender de um aviso por e-mail, WhatsApp ou push.

Não confunda esse aviso com uma ação ao esgotar o tempo na coluna de origem: essas ações acontecem antes da movimentação e da troca de responsável. Para avisar quem acabou de receber o lead, considere a notificação da própria atribuição pela fila.

Antes de ativar a reciclagem

• Revise os negócios que já estão na coluna: o prazo usa a data em que entraram, e alguns podem já estar vencidos.
• Teste com um negócio fictício em ambiente de treinamento antes de aplicar a regra aos negócios da equipe.
• Confirme o novo vendedor no histórico do negócio e confira o aviso com o destinatário.
• Se não houver outro vendedor elegível na fila, a transferência para uma pessoa diferente não poderá ocorrer.

Veja também

• Como Configurar Automações nas Colunas do Fluxo
• Guia Passo a Passo: Configuração de Automação de Tarefas
• O que são Automações no Status da Coluna?

Atualizado em: 28/10/2026