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Como usar o Groner Drive para encontrar, organizar e compartilhar arquivos

O Groner Drive reúne num só lugar todos os arquivos da empresa: os anexos dos negócios, das tarefas e das pendências. Nele você procura qualquer arquivo, organiza em pastas, vê onde cada um é usado e compartilha por link com validade e senha.



Onde fica e quem acessa


No menu lateral, clique em Arquivos. O Groner Drive está disponível para os perfis Administrador e Supervisor, e cada um vê as pastas liberadas para a sua função.


Bom saber: os arquivos continuam sendo anexados pelo card do negócio, como sempre. No Drive você encontra e organiza tudo o que já foi enviado e também pode enviar arquivos direto, pelo botão Enviar arquivo.



Encontrar um arquivo


  • Use Buscar em todos os arquivos, no topo.
  • Filtre pelo tipo: Imagens, PDFs, Vídeos, Planilhas e XML ou Outros.
  • Ordene por Mais recentes, Por nome ou Maiores primeiro.
  • Na barra lateral, navegue por Pastas ou por Negócios. A lista de negócios mostra os 50 com mais arquivos. Para achar outro, use Pesquisar.


A tabela mostra, para cada arquivo, Onde é usado, Visibilidade, Status, Enviado por e Data.


Organizar em pastas


  1. Clique em Nova pasta.
  2. Dê o Nome da pasta e escolha a Pasta-pai, ou deixe na raiz.
  3. Clique em Salvar.


Para mover arquivos, selecione os arquivos na lista e use Mover. Com vários arquivos selecionados, também dá para Baixar todos num arquivo .zip.


Posso baixar todos os arquivos dos contratos de uma vez?


Você pode baixar vários arquivos selecionados juntos em um ZIP. Isso é diferente de um backup automático de todos os contratos: o Drive baixa os arquivos que você marcou e não reúne sozinho todos os contratos da empresa.


  1. No menu lateral, clique em Arquivos.
  2. Localize os anexos usando Buscar em todos os arquivos, ou navegue por Pastas ou Negócios. Confira o vínculo em Onde é usado para escolher os arquivos corretos.
  3. Marque as caixas de seleção dos arquivos desejados. A caixa no cabeçalho seleciona os arquivos da página exibida; ela não seleciona automaticamente todo o acervo das demais páginas.
  4. Na barra que aparece na parte inferior, clique em Editar para abrir as ações da seleção.
  5. Clique em Baixar (.zip). O navegador inicia o download de um ZIP com os arquivos selecionados.
  6. Se houver outras páginas ou negócios, confira os itens selecionados e repita o download para os demais arquivos que deseja guardar.



Atenção ao alcance do backup: o ZIP da seleção inclui os anexos marcados. Ele não é uma exportação completa dos contratos, dos documentos de assinatura ou de todos os dados da conta. Exportar um relatório em Excel também não baixa o conteúdo dos anexos.


Se um arquivo estiver arquivado, siga a seção Arquivos arquivados antes de tentar baixá-lo. Se Arquivos não aparecer, peça ao administrador que confira o perfil e os acessos do seu usuário.


Arquivo enviado por campo personalizado: posso escolher a pasta automaticamente?


Ainda não. Os campos personalizados dos tipos Arquivo e Arquivos permitem enviar anexos, mas não têm uma configuração para escolher automaticamente uma pasta de destino no Groner Drive. Criar uma pasta com o mesmo nome do campo também não faz essa ligação.


O arquivo enviado pelo campo fica vinculado ao negócio. Para organizá-lo em uma pasta depois do envio:


  1. Preencha o campo personalizado com o arquivo no negócio desejado.
  2. No menu lateral, clique em Arquivos para abrir o Groner Drive.
  3. Use Buscar em todos os arquivos para localizar o anexo pelo nome. Confira Onde é usado para ter certeza de que é o arquivo do negócio correto.
  4. Selecione o arquivo na lista e clique em Mover. Você também pode abrir os detalhes do arquivo e clicar em Mover.
  5. Na janela Mover para, escolha a Pasta de destino e clique em Mover.


Essa ação organiza o mesmo arquivo na pasta escolhida; não é necessário enviá-lo novamente. A movimentação não cria uma regra automática para os próximos envios do campo.


Se a pasta ainda não existe, use Nova pasta, informe o Nome da pasta, escolha a Pasta-pai e clique em Salvar antes de mover o arquivo.


Enviar direto pela pasta é diferente: ao abrir uma pasta no Drive e usar Enviar arquivo, o envio fica naquela pasta, mas isso não preenche automaticamente a resposta de um campo personalizado do negócio. Se você precisa manter a resposta no campo, envie pelo campo e organize o arquivo depois.


Ver os detalhes de um arquivo


Clique no arquivo para ver:


  • Onde é usado: o negócio, a tarefa ou a pendência onde o arquivo está, com o atalho Abrir negócio;
  • Enviado por e a data;
  • Acessos: quem abriu o arquivo e quando;
  • Links ativos: os links de compartilhamento que ainda funcionam;
  • Duplicados: cópias com o mesmo conteúdo.



  1. No arquivo, clique em Compartilhar.
  2. Escolha a Validade: 7 dias, 30 dias, 90 dias ou sem validade.
  3. Se quiser, preencha Para quem e marque Pedir senha para abrir (senha com pelo menos 4 caracteres).
  4. Clique em Gerar link e depois em Copiar link.


Cada abertura fica registrada. Para cortar o acesso na hora, clique em Revogar. Quem tentar abrir um link revogado ou vencido vê um aviso de que o link não está mais disponível.


Arquivos arquivados


Arquivos que passam 1 ano sem ser abertos são arquivados para economizar espaço. Eles aparecem com esse status e precisam ser restaurados antes de abrir:


  • Restaurar: gratuito, fica pronto em 3 a 5 horas;
  • Acelerar: fica pronto em até 5 minutos e consome 1 crédito de IA por arquivo. Disponível para administradores, gerentes e supervisores.


Para restaurar vários de uma vez, selecione os arquivos e use Restaurar arquivados. Os arquivos que já abrem normalmente ficam de fora e não são cobrados.


O botão Como funciona explica o arquivamento e a restauração na própria tela.


Espaço usado


Clique em Ver armazenamento para ver:


  • o espaço usado e o contratado;
  • os arquivos sem vínculo e os duplicados;
  • o uso por pasta e por autor.


Nessa tela, o Inventário de referências varre visitas técnicas, notas fiscais, modelos, documentos, campos personalizados e o histórico para descobrir onde cada arquivo é usado. Um administrador clica em Atualizar inventário para rodar.



Veja também



Atualizado em: 03/11/2026

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