Como emitir, acompanhar e cancelar notas fiscais no Groner ERP

Na tela Fiscal & Contábil > Notas Fiscais você emite e acompanha as notas da empresa: NF-e (modelo 55) para produtos, NFC-e (modelo 65) para venda no balcão ao consumidor final e NFS-e para serviços. A nota é transmitida pelo emissor, que envia à SEFAZ (produtos) ou à prefeitura (serviços) e devolve o XML e o PDF.

Antes de começar

• A Configuração Fiscal da loja emitente precisa estar completa: dados do emitente, regime, séries e certificado digital. Veja o artigo "Como configurar a emissão de nota fiscal da venda (Groner ERP)".
• Para NFS-e, a loja precisa da Inscrição Municipal. Informe também o código de serviço do município, se a sua prefeitura usar um código próprio.

Qual modelo usar

• NF-e (55): venda de equipamentos, kits e materiais.
• NFC-e (65): venda de produto no balcão para consumidor final.
• NFS-e: instalação, manutenção, projeto e outros serviços.

Na venda com equipamento e instalação, o caminho mais prático é emitir pelo Pedido de Venda, com a opção Separar produtos e serviços (NF-e + NFS-e), que gera as duas notas numa ação só.

Passo a passo: emitir uma nota manualmente

1. Clique em Emitir nota.
2. Em Tipo, escolha o modelo, a operação (saída ou entrada), a finalidade, a Loja emitente, o cliente e a natureza da operação.
3. Em Itens, informe a descrição, a quantidade e o valor de cada item. Escolhendo um produto do catálogo, os dados fiscais vêm do cadastro.
4. Em Valores, informe frete, desconto, outras despesas e informações complementares. Na NF-e, escolha a responsabilidade pelo frete e, se houver transporte, os dados do transportador e dos volumes.
5. Na Revisão, escolha Salvar rascunho (a nota fica Pendente, para transmitir depois) ou Emitir agora.

Um rascunho pode ser corrigido em Editar rascunho enquanto não foi enviado ao emissor.

ISS retido e retenções (NFS-e)

Quando o cliente é uma empresa ou órgão público, ele pode reter parte dos impostos e recolher em seu nome:

• Ligue ISS retido pelo tomador quando o cliente for recolher o ISS da nota.
• Em Retenções federais, informe em reais os valores retidos de IRRF, INSS, PIS, COFINS e CSLL.

Exemplo: numa NFS-e de R$ 10.000 com R$ 150 de IRRF retido, o cliente deposita R$ 9.850. Registre o recebimento pelo valor que entrou e combine o tratamento da retenção com o seu contador.

As situações da nota

A emissão não é instantânea: transmitir não significa autorizar na hora.

• Pendente: rascunho, ainda não transmitido.
• Processando: transmitida, aguardando a resposta da SEFAZ ou da prefeitura.
• Autorizada: aprovada, com XML e PDF disponíveis.
• Rejeitada: recusada. O motivo aparece no detalhe da nota.
• Cancelada: autorizada e depois cancelada.
• Denegada: recusada por irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário.
• Erro: falha na transmissão.

No menu de cada nota, conforme a situação: Transmitir, Consultar status, Baixar XML, Baixar DANFE/PDF, Carta de correção…, Cancelar nota e Excluir. Nota autorizada não pode ser excluída: cancele antes.

Dica: nota rejeitada não é o fim. Leia o motivo no detalhe, corrija e clique em Transmitir de novo.

Passo a passo: cancelar uma nota

1. No menu da nota autorizada, escolha Cancelar nota.
2. Escolha o Motivo do cancelamento, escreva a Justificativa do cancelamento (de 15 a 255 caracteres, enviada ao órgão fiscal) e clique em Cancelar nota.

O cancelamento tem prazo legal, que varia por estado e município (para a NF-e, em muitos estados, 24 horas após a autorização). Depois do prazo, o caminho costuma ser a carta de correção, uma nota de devolução ou a orientação do contador.

Nota emitida fora do ERP

Se a nota foi emitida pelo contador ou por outro sistema, registre no pedido: na aba Notas fiscais do Pedido de Venda, clique em Anexar nota emitida fora.

• Com o XML (recomendado): número, série, chave, data e destinatário são lidos do arquivo, e o sistema impede registrar a mesma nota duas vezes.
• Sem o XML: informe pelo menos o número. Se tiver a chave de acesso, informe também.

Problemas comuns

• A nota ficou em Processando: clique em Consultar status. Algumas prefeituras demoram minutos para responder.
• Rejeitada logo após emitir: leia o motivo no detalhe. Os mais comuns são NCM, CFOP ou CST incompatíveis, numeração repetida e certificado vencido.
• O valor da NFS-e não bateu com o que o cliente pagou: as retenções diminuem o valor recebido, não o valor da nota.

Veja também

• Como configurar a emissão de nota fiscal da venda (Groner ERP)
• Como corrigir uma NF-e autorizada com a carta de correção no Groner ERP
• Como criar, faturar e emitir a nota de um Pedido de Venda no Groner ERP
• Como continuar a numeração das suas NF-e ao migrar para o Groner ERP

Atualizado em: 08/10/2026