Como configurar uma Fila de Distribuição na Groner

Este artigo explica como criar e configurar corretamente uma Fila de Distribuição na Groner CRM, garantindo que os leads sejam direcionados para os usuários certos de acordo com regras de negócio bem definidas.

Caminho para criação da fila

Para criar uma nova fila de distribuição, acesse:
Configurações → Geral & Conta → Equipe → Fila de distribuição

Visão geral da tela

Dentro dessa tela:

• No lado direito do menu, é exibida a lista com todas as filas já criadas;
• Ao clicar em uma fila existente, é possível editar suas configurações;
• No lado esquerdo, você encontrará o botão "+ Adicionar Fila de Distribuição" na cor verde.

Ao criar ou editar uma fila, também estarão disponíveis:

• Uma chave seletora para ativar ou desativar a fila;
• Um botão para excluir a fila.

Identificação

Nome

Define o nome da fila de distribuição, facilitando sua identificação na lista.

Filtros do Negócio

Campo em branco aparece como Qualquer (sem filtro): a fila aceita qualquer lead naquele critério.

1. Origem

Determina quais origens de leads serão atendidas por essa fila. Apenas leads provenientes das origens selecionadas entrarão no fluxo de distribuição.

2. Tipo de contato

Permite filtrar para que a fila funcione apenas para:

• Pessoa Física (PF);
• Pessoa Jurídica (PJ);

A fila só será aplicada aos leads que correspondam ao tipo selecionado.

3. Consumo do negócio

Define o intervalo de consumo (valor mínimo e máximo) no qual a fila irá atuar. A distribuição de leads só ocorrerá quando o consumo do negócio estiver dentro do intervalo configurado.

4. Cidades

Permite restringir a atuação da fila a cidades específicas. Utilize este campo quando a distribuição precisar considerar a localização municipal do lead. Digite as cidades separadas por vírgula.

5. Estados (UF)

Define os estados nos quais a fila irá funcionar. Diferente do campo de cidades, aqui a segmentação é feita em nível estadual, abrangendo todas as cidades do(s) estado(s) selecionado(s). Digite a sigla do estado (ex.: AL) ou várias siglas separadas por vírgula (ex.: AL, SE).

Como separar os leads por estado (passo a passo)

Exemplo: leads de Alagoas para uma equipe e leads da Bahia para outra.

1. Acesse Configurações → Geral & Conta → Equipe → Fila de distribuição e clique em Adicionar Fila.
2. Dê um nome que identifique a região, por exemplo Alagoas.
3. Em Gatilho, escolha Criação do negócio.
4. Em Estados (UF), clique no lápis, digite AL e confirme.
5. Em Propriedade de atribuição, escolha quem o lead deve receber (normalmente Vendedor).
6. Clique em Adicionar usuário e inclua só as pessoas que atendem aquele estado, com a chave verde ligada.
7. Ative a fila na chave seletora do topo.
8. Repita para a outra região (ex.: fila Bahia com BA e só a equipe da Bahia).

Antes de confiar no filtro por estado, confira estes pontos

• O filtro olha o estado do endereço do lead no momento em que o negócio é criado. Se o lead entra sem endereço (é o caso comum de quem chega pelo WhatsApp ou por formulário que não pede o estado), ele não se encaixa em nenhuma fila com filtro de estado.
• Uma fila sem filtro de estado aceita leads de todos os estados, inclusive os que você quer mandar para uma fila regional. Se você tem uma fila "geral" (sem estado) para a mesma função de uma fila regional, o lead da região pode acabar na fila geral. Para o filtro funcionar, deixe na fila geral só quem pode receber leads de qualquer região, ou desative a fila geral.
• Se a maior parte dos seus leads chega sem estado, monte a fila geral com a equipe que deve receber esses leads (por exemplo, a da região de onde vem a maioria dos contatos) e deixe as filas por estado para os leads que já entram com endereço.
• Leads que entram por mais de um número de WhatsApp podem ser separados pelo número, em vez do estado: veja a seção "Como configurar o gatilho a partir do número do GronerZap" abaixo.
• Para não tirar ninguém da fila de vez, desligue a chave do usuário (fica cinza) em vez de usar Remover. Assim o histórico e a contagem dele ficam guardados.
• Para conferir, abra alguns leads que entraram depois da mudança e veja o vendedor ou pré-vendedor de cada um. Na fila, acompanhe Contagem e Data do último recebimento de cada pessoa. Rodadas de distribuição em massa aparecem no histórico de processamentos.

Os leads que já entraram não são redistribuídos sozinhos quando você muda a fila. A nova regra vale para os próximos leads.

Atribuição e Disparo

No bloco Atribuição e disparo você define quando a fila age e em qual papel a pessoa sorteada é gravada no negócio.

Gatilho

Clique no lápis de Gatilho e escolha uma das opções:

• Criação do negócio: a fila age quando o negócio é criado, se ele bater com os filtros acima (origem, tipo, consumo, cidade, estado). Essa opção não filtra por fluxo nem por coluna.
• Mudança de status do negócio: a fila age quando o negócio entra numa coluna. Aparece o campo Status que disparam a fila, onde você escolhe as colunas. Vale também quando o negócio já é criado nessa coluna e quando ele chega lá por uma automação de coluna.
• Número do GronerZap: a fila age nos leads que chegam pelos números do GronerZap que você informar (veja a seção abaixo).

Propriedade de atribuição

Define em qual campo do negócio a pessoa sorteada é gravada: Vendedor, Pré-vendedor, Técnico, Homologador, Projetista ou Pós venda. Para distribuir leads entre vendedores, escolha Vendedor.

Substituir responsável já atribuído

Aparece só com o gatilho Mudança de status do negócio. Desligada (padrão), a fila só preenche quem está vago: se o negócio já tem vendedor, ele continua com o mesmo. Ligada, a fila troca o responsável mesmo que o negócio já tenha um.

Como distribuir os leads quando entram numa coluna (passo a passo)

Exemplo: os leads chegam nas colunas WhatsApp, Formulário e Site de um fluxo de pré-vendas e devem ir, sozinhos, para a coluna Entrada do fluxo Comercial, já com um vendedor definido por rodízio.

Parte 1 — mover o negócio sozinho para o fluxo Comercial

1. Em Negócios, abra o fluxo de pré-vendas.
2. Clique no nome da coluna WhatsApp › Editar status › Automação.
3. Em Status Automáticos, escolha a coluna Entrada do fluxo Comercial.
4. Se o negócio deve sair do fluxo de pré-vendas, marque Remover status ao mover.
5. Repita nas colunas Formulário e Site.

A mensagem de WhatsApp configurada na coluna de origem continua sendo enviada: primeiro o lead recebe a mensagem da coluna onde entrou, depois o negócio é movido. Se a coluna de destino também tiver mensagem, o lead recebe as duas.

Parte 2 — escolher o vendedor por rodízio

1. Acesse Configurações → Geral & Conta → Equipe → Fila de distribuição e crie (ou abra) a fila.
2. Em Gatilho, escolha Mudança de status do negócio.
3. Em Status que disparam a fila, marque a coluna Entrada do fluxo Comercial. Não deixe vazio: vazio significa "qualquer coluna", e a fila passaria a agir em toda movimentação de negócio sem vendedor.
4. Em Propriedade de atribuição, escolha Vendedor.
5. Deixe Substituir responsável já atribuído desligado, para não trocar o vendedor de quem já tem um.
6. Deixe a Origem em branco se a fila deve valer para todas as origens.
7. Clique em Adicionar usuário e inclua os vendedores do rodízio, todos com a chave verde e o mesmo peso para uma divisão igual. Use Remover em quem não deve receber.
8. Ligue a chave Ativo no topo da fila.

Para testar: crie um negócio de teste na coluna WhatsApp (ou espere o próximo lead) e confira se ele foi para a coluna Entrada do fluxo Comercial com um vendedor preenchido. Na fila, a Contagem desse vendedor sobe 1.

Negócios que já estavam nas colunas de entrada

As duas configurações valem para os negócios que entrarem depois delas. Para os que já estavam parados, mova um por um (pelo Mover para do negócio ou arrastando o card) para a coluna que tem a automação ou para a coluna de destino. A movimentação em massa não dispara automações nem a fila: nesse caso o negócio muda de coluna, mas fica sem vendedor.

Erros comuns

• O negócio foi para o Comercial, mas sem vendedor: confira se a fila está Ativa, se a coluna certa está em Status que disparam a fila (atenção a colunas de mesmo nome em fluxos diferentes) e se há pelo menos um usuário com a chave verde.
• O vendedor não mudou: o negócio já tinha vendedor e Substituir responsável já atribuído está desligado. Isso é o esperado.
• O negócio não saiu da coluna de entrada: a coluna de destino tem alguma regra que o negócio não cumpre. O motivo fica no histórico do negócio, na linha [AUTOMAÇÃO] Não seguiu de …. Veja Como configurar automações nas colunas do fluxo.

Participantes e rodízio

Na parte final da configuração, utilize o botão "Adicionar usuário" para incluir membros na fila de distribuição.

Para alternar os leads de forma equilibrada entre os vendedores, adicione todos os vendedores que devem participar e mantenha a chave seletora de cada um ativada. Ajuste o peso de todos para o mesmo valor quando quiser uma divisão igualitária. Pesos diferentes criam um rodízio proporcional: quanto maior o peso, mais leads o usuário recebe. A coluna Índice na fila compensa quem recebeu menos leads, enquanto Contagem mostra o total real recebido por cada usuário.

Aparecerá o gráfico proporcional de como está a distribuição para os pré-vendedores/vendedores, no exemplo, o Ciclano tem o peso 3, enquanto o Fulano e Groneriana tem o peso 2, então o intervalo entende que o Ciclano deve receber 2 leads para os outros usuários receber 1, por esse motivo o gráfico mostra o proporcional maior pra ele:

Após adicionados, os usuários aparecerão em uma lista com uma chave seletora na frente, que se estiver desligada pra esquerda na cor cinza não receberá, pois está desativado. Se estiver na cor verde, pro lado da direita, está ativado e receberá os leads corretamente, dessa maneira:

Além do nome de quem irá receber, ele aparece as seguintes informações:

1. Vendedor - quem irá receber os leads;
2. Estado da chave seletora (status) - se a distribuição pro vendedor na mesma linha está desativado (na cor branca) ou ativado (na cor verde);
3. Peso (rodízio) - é o intervalo do usuário que terá no rodízio de leads (quem será primeiro a receber e quem será o último e a quantia que deve receber);
4. Índice na fila - mostra os leads recebidos pela fila de distribuição e o peso compensa quem estiver com menos;
5. Contagem - é o número real de quantos leads foram recebidos pelo usuário;
6. Data do último recebimento - intervalo em tempo quando foi o último lead, qual a data e o horário;
7. Remover é o botão que exclui o usuário da fila de distribuição (ele deixará de existir nela).

Como configurar o gatilho a partir do número do GronerZap

Isso serve para realizar a distribuição de negócios que constam no número do GronerZap configurado.

1. Defina o gatilho para "Número do GronerZap":

2. Defina a propriedade de atribuição, quem deve ser levado como responsável do negócio, qual seria a função:

3. Preencha o número do GronerZap que está conectado e deseja que os negócios sejam distribuídos:

4. Vale lembrar que a origem precisa ser configurada de acordo com o leads que vem com a origem do WhatsApp pra serem distribuídos corretamente:

5. Dessa forma, basta adicionar os usuários que deseja que seja enviado os negócios vinculados naquele número do GronerZap conectado:

Pontos importantes

A própria fila responsável pela origem WhatsApp que são os negócios que vem do GronerZap se encarrega de ativar a fila automaticamente no momento do uso. Para filas destinadas ao WhatsApp, é obrigatório configurar apenas:

• Usuários;
• Origem;
• Loja.

Com esses três itens definidos, a fila já estará apta para funcionar corretamente. Pronto 👍

Veja também

• O que é fila de distribuição
• Como configurar a distribuição de leads por fila e vincular vendedores
• Como Configurar Automações nas Colunas do Fluxo
• Como criar um menu do bot no GronerZap (Antigo e Novo)
• Como configurar Origens na Groner

Atualizado em: 30/10/2026